Omgaan met onzekerheid

Voor een projectleider is kunnen omgaan met onzekerheid een belangrijke kwaliteit. Zie ook onze blog over afkeer van onzekerheid (need for cognitieve closure). Meer nog dan de manager van een afdeling of van een routinematig proces vraagt het managen van een project een zekere tolerantie t.o.v. onzekerheid. 

De figuur van de projecttrechter maakt duidelijk dat de onzekerheid het grootst is in de start van het project. Het definiëren, scopen en plannen van het project zijn bijvoorbeeld belangrijke beslissingen voor het verdere verloop en het uiteindelijke succes van het project. Dit vraagt om geduldige overdenking en zorgvuldige afweging.

Voor de projectleider is het dus belangrijk om juist op die momenten de tijd te nemen om goede beslissingen te nemen. En zich dus niet te laten leiden door een gevoel van haast of door de urgentie van andere partijen. Het is verstandig om deze druk om snel te beginnen te weerstaan. En de extra tijd bijv. te benutten voor het in kaart brengen van de (top)risico’s en het betrekken en informeren van mensen. 

Uit onderzoek blijkt dat mensen verschillen in de mate waarin ze in staat zijn om de tijd te nemen om tot een weloverwogen oordeel of besluit te komen (need for cognitive closure). Zo hebben sommige mensen een sterke neiging om snel een oordeel te vormen en daarmee nieuwe informatie buiten te sluiten (‘closed mindedness’). Anderen hebben het vermogen om het eigen oordeel uit te stellen en daarmee de de ruimte te geven aan nieuwe informatie (‘open mindedness’). 

Zoals met veel menselijke eigenschappen is het omgaan met onzekerheid deels erfelijk en deels cultureel bepaald. Dat laatste is prettig omdat het betekent dat het bewust uitstellen van het definitieve oordeel of beslissing tot op zekere hoogte trainbaar is. In de training soft skills voor projectleiders staan we dan ook stil bij hoe je dat kan trainen. En hoe je vervolgens als projectleider hierover effectief kunt communiceren naar opdrachtgever en projectteam.