Tailor to suit

Eén van de zeven principes van PRINCE2 projectmanagement is ‘tailor to suit the project environment’. Dus om de methode op maat toe te passen en af te stemmen op de aard en omvang van het project. En bijv. alleen die onderdelen van de methode te gebruiken die waarde aan het project toevoegen. Dit principe komt o.a. aan bod in onze incompany training projectmanagement. Waarom? Omdat ieder project tot op zekere hoogte uniek is. Dat klinkt allemaal heel logisch en verstandig. Je gaat niet het management-instrumentarium waarmee je een raket naar de maan kan sturen loslaten op een dienstverleningsproject in een gemeente. Het op maat maken zal zich ook richten op de concurrerende randvoorwaarden van scope, tijd, kosten, kwaliteit en risico. Het belang van iedere randvoorwaarde is immers op ieder project anders.

De toepassing van het ’tailor to suit’-principe roept wel meteen twee vragen op: hoe maak je de methode op maat, en – ook niet onbelangrijk – wie moet dat doen? Over de laatste vraag zijn de gangbare methoden overduidelijk: de projectleider! Met als aanbeveling dat deze daarbij samen optrekt met het projectteam, de opdrachtgever, en eventuele andere deskundigen. Maar hoe dan? Dit valt echter – net als soft skills – buiten de scope van de methode(s).

De eerste reflex is mogelijk: ‘ga er maar aan staan’. Hier is het van belang niet te paniekeren en praktisch te werk te gaan en het gezonde verstand de boventoon te laten voeren. Voor het plannen en organiseren van een project is het van belang om samen met het projectteam vast te stellen wat voor soort project dit is. Dat doe je door als projectleider een kick-off met je projectteam te organiseren en het gesprek aan te gaan. Een goede start is om wel degelijk antwoord te geven op de vragen die bijv. in de project-template staan. Dat dan weer wel. En deze aan te vullen met eigen vragen als: wat is in onze tak van sport belangrijk? Maar ook: hebben wij eerder een soortgelijk project gedaan? En wat zijn daarbij de geleerde lessen? Etc.

Mijn ervaring is dat als het projectteam daar de tijd voor neemt, het project als zodanig steeds meer smoel gaat krijgen in de hoofden van de leden van het kernteam. Waarmee dan tevens duidelijk wordt welke onderdelen van de methodiek echt waarde toevoegen en welke niet, of bijv. in een light variant kunnen worden ingevuld. Vaak is in de context van een project gewoon gaan doen een effectieve manier om lastige vragen klein te krijgen. Just do it!