Innovatief project

Hier volgt een quizvraag over een innovatief project waarmee je spelenderwijs aan het denken wordt gezet over jouw rol als projectleider.

De meerkeuzevraag luidt: stel je voor, je bent projectleider in een net opgestart innovatief project met een projectteam dat is samengesteld uit diverse specialisten en materie-deskundigen. Jullie hebben twee maanden geleden een middag uitgetrokken om een kick-off te doen. Bij die gelegenheid hebben jullie na een korte onderlinge kennismaking een presentatie beluisterd van de voor deze gelegenheid uitgenodigde externe opdrachtgever. In zijn woorden klonk vooral door dat deze klant zeer gecharmeerd is van de duurzame oplossing waarvoor jullie in dit project hebben gekozen.

In de middag hebben jullie als team een gezamenlijke analyse gemaakt van de belangrijkste risico’s op het project. Een toprisico dat daarbij naar voren kwam is dat het strakke financiële kader nogal ‘schuurt’ met het innovatieve karakter van de toe te passen techniek. Het toepassen van deze techniek is allesbehalve routinewerk. Dit financiële toprisico zit je niet lekker. Als projectleider heb jij zelf op je genomen om voor dit risico een passende beheersmaatregel te bedenken en te implementeren. We zijn nu een aantal weken verder en de situatie is onveranderd. Je twijfelt over de volgende interventies en de daarmee verbonden voor- en nadelen. Wat is wijs?

De opties:

(a) Om pro-actief opnieuw met de opdrachtgever om de tafel te gaan om het structurele budget-vraagstuk op tafel te leggen. Belangrijkste pluspunt: de opdrachtgever (OG) heeft er geen belang bij dat de opdrachtnemer verlies draait op zijn project. Belangrijkste minpunt: als je niet een nieuw feit of een nieuwe omstandigheid kan aanvoeren kost het je waarschijnlijk je geloofwaardigheid richting OG. En heb je bovendien niets opgelost.

(b) Om met het projectteam een dag onder externe begeleiding de hei op te gaan om gezamenlijk een creatieve oplossing te bedenken. Belangrijkste pluspunten: wie weet waar we op uit komen, geeft op zijn minst een gedegen onderbouwing van het issue en is goed voor de teamontwikkeling. Belangrijkste minpunten: kost tijd, energie en geld om te organiseren en er is geen enkele garantie dat het iets oplevert. Het zou bij het niet vinden van een oplossing ook heel demoraliserend op het team kunnen uitpakken.

(c) Om met de eigen directie aan tafel te gaan om de interne financiële criteria die op dit project van toepassing te zijn aan de orde te stellen. Belangrijkste pluspunten: het is een reëel en hout-snijdend argument om bij de directie neer te leggen. De directie heeft indertijd zelf ‘ja’ gezegd tegen deze aanbieding aan de klant en het voorkomt reputatieschade richting OG. Belangrijkste minpunt: jij was het zelf die de directie heeft geadviseerd om deze innovatieve aanpak met dit prijskaartje aan te bieden. Kortom, dit is niet goed voor je loopbaan.

Wat is jouw oplossing voor dit innovatief project, of beter gezegd hoe ga jij het aanpakken? 

Hieronder mijn aanpak en overwegingen. En natuurlijk, er zijn meer wegen naar Rome!